Communication in an organization involves two overlapping areas :
interpersonal communication and organizational communication. Interpersonal communication is the exchange of information between two individuals, whereas organizational communication is the pattern of communication between groups and individuals in the organization. Interpersonal communication has been described in a general model that traces the flow of information between two individuals (Adler, 1991). Language and cultural factors impact on all the dimensions and phases of the communication process. Thus, international communication can suffer in the multicultural business environment.
Common sense supported by the communication literature (for example, Hamzah-Sendut, Madsen & E’ Thong, 1989) indicate that limited language proficiency changes the dynamics of the communication process. Both speed and accuracy are affected. The communication process must be slowed down and simplified in order to complete the interchange of information between sender and receiver. Status, hierarchy, and power always affect organizational communication. In this study, most of the expatriates assumed upper-level positions in the corporation. This adds to the lack of English language competence and the tendency to respect the authorities’ status and power, in compounding the communication difficulty. Consequently, information loss would always occur as information is filtered up through the organizational levels even though information loss is considered a widely accepted organizational phenomenon.
Cultural difference is also a factor that affects the communication process and
individual communication styles. According to Hall (1976), individuals from different societies and cultures communicate differently. He developed a comparative model that is directly related to interpersonal communication and that has contrasting polar dimensions, namely, high-context communication versus low-context communication. In a high-context environment, more of the information lies either within the context or within the counterparts who are parts of the interaction. Less of the meaning of a message is provided in the coded, explicitly transmitted part of the total message. In contrast, in low-context cultures, the verbal part of the message itself contains more of the information and the majority of the transmitted information is vested in explicit codes.
In a low-context Western culture, the prime responsibility lies with the sender to encode a clear and understandable message. Verbal messages are extremely important since people do not look in the environment for information. The messages are usually explicitly coded unless they pertain to relatively sensitive issues. Once the message is encoded and sent, the receiver has the responsibility to ask for clarification of the communicated message if the message is unclear. Direct feedback is an integral part of the communication process. In contrast, in the high-context Chinese culture a different flow of information is created and different responsibilities between the sender and receiver are expected. In a high-context cultural environment like that of Taiwan, the sender firstly assesses the communication environment or context and then encodes the verbal message. Once the message is sent, the receiver also assesses the communication environment before interpreting the meaning of words in the verbal message. The syntax, taken by itself, may be vague and indirect, especially when dealing with sensitive interpersonal issues. Interlocutors instinctively receive contextual or environmental variables as part of the message.
As a result, what might be considered incomplete or vague becomes complete by adding the context dimension to the communication process in high-context communication. During the communication process, immediate feedback and asking for clarification may not always be an integral part of the communication process in a high-context culture.
Face consideration is another crucial but subtle factor that impacts the communication process. While all cultures give importance to “saving and giving face”, Hsu (1971) notes that losing face is the ultimate social sanction and is “a real dread affecting the social system” that is more than physical fear. Chinese individuals are thus reluctant to send messages in any condition where there is a possibility of losing face.
Therefore, if a Chinese individual sends a message, that individual is conditioned to make sure that the content of the message is correct or cannot be questioned by the receivers. Consequently, there is a tendency to wait and respond in meetings and to delay reporting until projects are completed or results are certain. This face-saving behavior of Chinese is different from the face-saving or face-enhancing behavior of Westerners. Westerners put forth tentative ideas and partial proposals and ask directly for feedback and clarification. In a Western style of communication, an individual can even gain face by asking for clarification and putting forth a tentative idea. As compared to Westerners, Chinese are conditioned to communicate in completed thoughts rather than in incomplete or hypothetical tentative ideas. Harmony among individuals, handed down from the Confucian tradition, leads to the suppression of open conflict and confrontation in Chinese culture and in the formal interactions among individuals that transpire in meetings.
Friday, October 10, 2008
Friday, September 26, 2008
Mengapa Manusia Perlu Berkomunikasi???
Ada banyak sebab mengapa manusia perlu berkomunikasi. Keperluan-keperluan ini boleh dikategorikan sebagai:
i) Keperluan kesihatan fizikal dan mental
ii) Keperluan identiti
iii) Keperluan sosial
iv) Keperluan untuk mencapai matlamat
Keperluan Kesihatan Fizikal dan Mental
Berikut adalah masalah-masalah yang boleh dialami oleh seseorang jika mereka memilih untuk mengelak daripada berkomunikasi dengan orang lain (Adler, Rosenfeld & Towne, 1999):
a. Orang yang kurang berkomunikasi menghadapi risiko koronari atau serangan sakit jantung yang lebih tinggi berbanding dengan orang yang sering berkomunikasi.
b. Orang yang tidak suka berkomunikasi adalah dua atau tiga kali lebih pendek usianya berbanding dengan orang yang terlibat dalam hubungan sosial seperti perkahwinan, persahabatan, keagamaan dan sebagainya.
Keperluan Identiti
Kita perlu berkomunikasi dengan orang lain untuk mengetahui siapa diri kita sebenarnya. Kita tidak mungkin tahu sama ada kita seorang yang pandai atau bodoh, cantik atau hodoh, mahir atau tidak dalam suatu bidang kecuali ada orang lain yang menilai dan menyatakannya pada diri kita.
Keperluan Sosial
Seseorang memerlukan kasih sayang, keseronokan, perasaan dipunyai, riadah, kawalan dan sebagainya melalui interaksinya dengan orang lain. Sebagaimana yang dinyatakan dalam Hiraki Keperluan Maslow.
Keperluan Untuk Mencapai Matlamat
Untuk mencapai suatu matlamat, kita perlu berkomunikasi dengan orang lain. Kemahiran berkomunikasi membolehkan kita memujuk atau mempengaruhi orang lain untuk mencapai apa yang kita inginkan.
i) Keperluan kesihatan fizikal dan mental
ii) Keperluan identiti
iii) Keperluan sosial
iv) Keperluan untuk mencapai matlamat
Keperluan Kesihatan Fizikal dan Mental
Berikut adalah masalah-masalah yang boleh dialami oleh seseorang jika mereka memilih untuk mengelak daripada berkomunikasi dengan orang lain (Adler, Rosenfeld & Towne, 1999):
a. Orang yang kurang berkomunikasi menghadapi risiko koronari atau serangan sakit jantung yang lebih tinggi berbanding dengan orang yang sering berkomunikasi.
b. Orang yang tidak suka berkomunikasi adalah dua atau tiga kali lebih pendek usianya berbanding dengan orang yang terlibat dalam hubungan sosial seperti perkahwinan, persahabatan, keagamaan dan sebagainya.
Keperluan Identiti
Kita perlu berkomunikasi dengan orang lain untuk mengetahui siapa diri kita sebenarnya. Kita tidak mungkin tahu sama ada kita seorang yang pandai atau bodoh, cantik atau hodoh, mahir atau tidak dalam suatu bidang kecuali ada orang lain yang menilai dan menyatakannya pada diri kita.
Keperluan Sosial
Seseorang memerlukan kasih sayang, keseronokan, perasaan dipunyai, riadah, kawalan dan sebagainya melalui interaksinya dengan orang lain. Sebagaimana yang dinyatakan dalam Hiraki Keperluan Maslow.
Keperluan Untuk Mencapai Matlamat
Untuk mencapai suatu matlamat, kita perlu berkomunikasi dengan orang lain. Kemahiran berkomunikasi membolehkan kita memujuk atau mempengaruhi orang lain untuk mencapai apa yang kita inginkan.
Monday, September 15, 2008
Management Theory and Organizational Communication
Classical or Scientific Management Theory
Slide 10 Slide 11 Slide 11
- Industrial revolution in western culture late 1800s.
- Mechanization and manufacturing as the means of production.
- How to organize workplace.
- Henri Fayol, Frederick Taylor, Max Weber.
- Specialization, Standardization, Predictability
- Taylor- one best way to do a job in certain amount of time.
- Identify right person for the job, the one best way to do the job, and precise and effective training.
- Fayol – managers alone have the responsibility to determine strategic planning and coordination of task and resources.
- Highly structured organizational hierarchies.
- Centralized control.
- Equitable or fair pay.
- Clear rules
- Weber – German sociologists – theory of bureaucracy.
- Ultimate form an organization should take, impersonal (knowledge and rational)
- Mc Gregor – Theory X and Theory Y.
- X – employees are seen as unmotivated, resistant to change, avoiding responsibility.
- Y – maximize human potential and meet basic needs of employee.
- Beliefs that might influence manager’s behavior.
Friday, September 5, 2008
Komunikasi Perseorangan dan Komunikasi dalam Organisasi
Definisi Komunikasi Perseorangan
Menurut Henry Mintzberg komunikasi ialah "suatu proses yang dilakukan melaluinya sesorang manusia mencuba berkongsi pengertian menerusi mesej-mesej simbolik".
Definisi Komunikasi dalam Organisasian
Menurut buku Gerald M.Goldhaber (1990) dalam "Komunikasi Dalam Organisasi" bahawa Komunikasi dalam keorganisasian ialah proses untuk mencipta dan bertukar-tukar mesej dalam rangkaian hubungan yang saling bergantungan antara satu sama lain untuk menyelesaikan perkara yang berlaku di persekitaran yang tidak menentu. Kedua-dua definisi diatas dirumus sebagai proses menwujudkan interaksi dua pihak bersama-sama mencipta makna untuk satu tujuan.
Menurut Fred T.Allen, pengerusi dan presiden Pitney Bowes mempercayai bahawa "semakin banyak maklumat yang diketahui oleh pekerja, maka semakin lebih baik pekerja itu. Contoh Pengerusi dan ketua pegawai eksekutif United Airlines Edwards Carlson telah membuat perjalanan lebih daripada 20 ribu batu tiap-tiap tahun untuk mengadakan pertemuan kira-kira 50 ribu pekerjanya untuk kunjungan muhibah serta melaksanakan mesyuarat formal dan berbual-bual tidak formal dan akhirnya kunjungan itu menjadi faktor utama syarikat berkenaan menghasilkan keuntungan kewangan.
Ini menggambarkan betapa mustahaknya berkomunikasi sebagai alat untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi. Walaupun sumber dan sokongan daripada faktor lain penting seperti pengurusan yang cekap, kemudahan sumber dan peralatan, bahan mentah dan sebagainya. Oleh itu usaha berkomunikasi, bagaimana komunikasi dan pengaruh komunikasi perseorangan dan komunikasi keorganisasian terhadap perancangan strategi pengurusan yang mempunyai struktur pengurusan yang moden (korporat) menurut Raymond V.Lesikar keberkasanan komunikasi organisasi adalah berdasarkan antara fakor-faktor berikut iaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, pengkhususan kerja dan hak milik maklumat sementara komunikasi perseorangan menurut Henry Mintzberg ialah menjalin perhubungan (interpersonal), menerima dan memberi maklumat dan peranan membuat keputusan.
1. Struktur Autoriti Dalam Organisasi
Pengaruh, kuasa dan autoriti adalah unsur-unsur yang lazimnya terdapat sesebuah organisasi. Kuasa adalah kebolehan untuk mengenakan pengaruh kepada orang lain dan autoriti pula ialah satu jenis kuasa sah dan formal. Kesannya pula kepada penerima ialah samada menukar tabiatnya secara jelas atau diam-diam, menjadi lebih positif atau tidak . Mengikut Prof.Bertram H. Raven dan J.R.P French terdapat lima (5) jenis kuasa sosial. Namun daripada lima, terdapat dua lagi tambahan kuasa oleh Raven dan French mengikut Hersey dan Blanchard iaitu kuasa maklumat dan kuasa perhubungan dan antara pengaruh yang lima ini, menurut Prof. Kanter ialah kuasa peribadi iaitu kuasa kepakaran dan kuasa karisma adalah kuasa datang dari diri sendiri disebabkan ilmu pengetahuan dan kemahirannya. Autoriti ialah kuasa yang berasaskan pengiktrafan hak untuk mengenakan pengaruh. Jenis kuasa ini sangat memberi pengaruh kepada keberkasanan komunikasi. Perbedaan kuasa dan status adalah faktor menentukan kedudukan individu dalam hieriki organisasi serta menentukan siapa boleh dengan siapa boleh berkomunikasi. Biasanya rangkaian komunikasi dalam organisasi berdasarkan struktur autoriti yang dibuat. Mengikut fomalnya pola komunikasidan kuasa adalah menegak (kebawah dan ke atas) tidak formal komunikasi mendatar dan pepenjuru. Kalau pengurus boleh berkomunikasi dengan semua subordinatnya dan pekerja bawah yang berada dalam struktur organisasinya tetapi sebaliknya para subordinat, pekerja bawah dan bahagian/unit tertentu tidak semua boleh berkomunikasi dengan pengurus melainkan perkara-perkara tertentu sahaja. Kalau komunikasi pengurus dengan staf bawahan umumnya bersifat arahan tetapi suburdinat atau individu dari bahagian atau unit lain tidak boleh melakukan dengan subordinat atau individu daripada bahagian atau unit yang lain dan sebagainya. Kuasa maklumat juga boleh mempengaruhi keberkesanan komunikasi. Kuasa ini adalah asas untuk mengujudkan komunikasi kepada pihak tertentu atau orang lain kerana mereka menghendaki maklumat tersebut. Satu lagi kuasa yang boleh membantu mengembangkan proses komunikasi ialah kuasa perhubungan. Tujuan kuasa ini adalah untuk membantu menjalin komunikasi semula diantara dua oraganisasi atau individu yang mengalami hubungan rapuh masa lalu ataupun memperbetulkan perbezaan takrifan maksud agar menjadi serasi seperti perbezaan bahasa dan sebagainya.
2. Perubahan Organisasi (Transformasi)
Menurut Carzo dan Yanouzas perubahan ialah "satu pola penukaran kelakuan ataupun status yang stabil kepada satu pola kelakuan dan status yang lain". Tujuan perubahan dalam organisasi ialah meningkatkan motivasi, meningkat daya pengeluaran, mengurangkan konflik dan juga mencapai matlamat yang baru. Bentuk-bentuk perubahan yang lazim berlaku dalam sesebuah organisasi ialah perubahan tentang struktur organisasi, perubahan pekerja, perubahan teknologi, perubahan budaya organisasi, proses pengurusan dan proses membuat keputusan, perubahan kepimpinan dan sebagainya. Perubahan-perubahan berlaku ini boleh dilihat dari dua sudut positif dan negatif. Sudut positif ialah para pengurus organisasi cuba meningkatkan peranan dan keberkesanan komunikasi melalui meningkatkan motivasi pekerjanya dengan memperkenalkan corak baru pengurusan, budaya, pembuatan keputusan dan gaya kepimpinan baru, menempatkan pekerja ditempat yang bersesuaian dan memberi perkhidmatan mengikut citarasa pelanggan. Kemajuan sesebuah organisasi akan mendorong untuk memperbesarkan saiz dan struktur organisasi, justru itu perubahan saluran-saluran komunikasi juga turut berubah. Organisasi dan operasinya yang berkembang seperti mengadakan cawangan-cawangan di kawasan-lain sama ada melibatkan urusan diperingkat negeri atau diperingkat antarabangsa maka pengurusan komunikasi yang berkesan semakin berkurangan, lebih konflik dan sukar dilaksanakan dan akhirnya turut mempengaruhi penyelarasan terhadap aktiviti-aktivitinya. Menurut Alfred D. Chandler, apabila saiz organisasi semakin membesar, ia akan sampai ke satu takat di mana ia dipaksa memencar dan mengadakan mekanisme-makanisme formal yang lebih beraneka untuk menyelaraskan aktiviti-aktivitnya. Perubahan teknologi dengan pemilikan alat-alat baru seperti penggunaan komputer yang dilangkapi dengan kemudahan internet dan persisian-persisian yang boleh diguna pakai untuk berkomunikasi, penyebaran dan menyelidikan data dan maklumat akan menghasilkan maklumat berkualiti dan terkini. Perubahan dan pemilihan pekerja dengan pemadanan tugas dengan kepakaran dan kemahiran tertentu akan memberi ruang berkomunikasi lebih baik, bermotivasi dan inovasi serta melahir pekerja yang lebih kreatif dan akhirnya boleh menghasil kerja yang baik seperti yang diharap oleh pengurusan sesebuah organisasi. Sudut negatif, perubahan-perubahan biasanya mendapat halangan kerana tanggapan individu atau kumpulan tentang kemorosatan komunikasi boleh berlaku atas faktor tidak ada keserasian dengan persekitaran baru, kehilangan kuasa dan status, ketiadaan kepakaran dan kemahiran dalam kerja yang baru, kehilangan rakan seakrab, kehilangan sumber dan berbagai alasan lain. Apabila ini berlaku maka berlakulah lobi-melobi, mengampu (ada undang disebelik batu) dan politik dalam organisasi. Menurut Schermerhon politik organisasi sebagai "pengurusan pengaruh untuk memperolehi hasil yang tidak dipersetujui oleh organisasi atau memperolehi persetujuan melalui cara pengaruh yang tidak jelas". Apabila berlaku unsur-unsur negatif seperti ini maka hasrat organisasi untuk mencapai matlamat yang telah dirancang akan gagal.
3. Model organisasi berdasarkan hubungan manusia
Menurut Robert J.House dan Terence R.Mitchell "Darjah kepuasan dan motivasi subordinat bergantung kepada sejauh mana kelakuan pemimpin mempengaruhi kebolehan subordinat mencapai matlamat". Ini menunjukan bahawa pengurus atau ketua dalam sesebuah organisasi perlu menunjukkan model atau teladan baik kepada pekerjanya. Misal Pengurus/pemimpin pendapat "opinion leader" yang diperkenalkan oleh Katz dan Lazarsfeld (1955), pemimpin ini bercirikan dan berfungsi antaranya sebagai model dan pencontoh kepada kumpulan lain, mempunyai pengetahuan lebih berbanding lain agar menjadi rujukan untuk mendapat nasihat dan tunjukajar, bermaklumat, ketrampilan berkomunikasi, berpendidikan tinggi dan status sosial yang baik dan sebagainya. Dengan adanya sifat-sifat sedemikian nescya kredibilitinya sebagai pengurus dan pemimpin sesebuah organisasi dihormati dan menjadi ikutan pekerjanya. Bukan saja status diterima dan dihormati tetapi sifat keterbukaannya juga menggelakkan proses komunikasi diantara pekerja, rakan sejawat, subordinat dengan para pengurus. Mempunyai barisan pengurus dan pekerja yang baik adalah asas kemajuan dan perkembangan kepada sebuah institusi sesebuah organisasi. Contoh Datuk Giberial William (1996), kini beliau sebagai Timbalan Setiusaha Kerajaan Negeri II Negeri Sabah dan Presiden IASIA, sebuah organisasi peringkat Antarabangsa ketika menjadi Pengarah Biro Pembangunan Sumber Manusia (BPSM) telah melaksanakan berbagai kempen dan aktiviti seperti ceramah bulanan untuk staf, kempen kebersihan, kempen senyum selalu yang bertujuan mewujudkan pengetahuan, ilmu dikalangan staf, menwujudkan suasana kerja yang mesra, menwujudkan motivasi dan berkomunikasi antara pengurusan dan kakitangan BPSM. Kesannya meningkatkan minat semua pekerja samada secara individu atau kumpulan ke arah mencapai visi BPSM seluruhnya.
4. Budya Organisasi atau korporat
Berbeza perspektif antara Interpretivist dan funcionalist tentang budaya organisasi tetapi menurut Vijay Sathe "Budaya merupakan satu set kesefahaman utama yang dikongsi bersama oleh sesuatu masyarakat ". Intipati kepada fahaman ini ialah kepercayaan, nilai dan norma. Kehidupan berorganisasi yang saling bergantungan haruslah dapat untuk mewujudkan kepercayaan diantara semua mesyarakat dalam organisasi, mempunyai nilai baik dan norma kehidupan yang diwarnai akhlak mulia, baik, sopan santun, rajin bekerja dan sebagainya. Biasanya bagi negara-negara tertentu khususnya Malaysia yang mempunyai masyarakat majmuk, kepelbagaian dan perbezaan budaya telah mendorong masyarakatnya mewujudkan interakasi atau komunikasi diantara pihak tertentu untuk maksud berkongsi maklumat dari segi kepakaran, kemahiran, nilai, norma dan sebagainya. Contohnya kalau masyarakat cina ramai telibat dalam perniagaan dan masyarakat Melayu dan kaum lain di bidang pertanian namun kerana negara ini mempunyai visi dan konsep mahu bekerjasama dan perkongsian maklumat dan kepimpinan negara, kini ramai bumiputra menjadi ahli korporat dan sekecil-kecilnya menjadi penjaja yang asasnya berkonsepkan perniagaan. Lihat sejenak kepada negara Jepun, German, Korea Selatan yang hancur akibat ledakan bom pada zaman perang dunia ke-2, telah menjadi negara pesat membangun dan maju kerana masyarakatnya mempunyai kesedaran tinggi, masyarakat berdisplin, rajin dan mempunyai budaya organisasi kerja yang positif. Tidak hairanlah apabila Dr. Mahathir Mohammad Perdana Menteri Malaysia memimpin negara Malaysia. Pelbagai dasar diperkenalkan oleh beliau antaranya seperti Dasar Penswastaan , Dasar Pengkorporatan Malaysia dan Dasar Pandang Ke Timur yang bertujuan membudayakan organiasasi dan rakyat Malaysia agar mengikuti cara pengurusan ala syarikat dan mengikuti nilai-nilai positif dan budaya berkerja kuat yang diamalkan di negara-negara berkenaan. Faktor-faktor inilah juga sebagai teras kejayaan beberapa perbadanan di Malaysia hari ini seperti perbadanan PETRONAS yang mengamalkan budaya organisasinya ialah profesionalisme, proaktif, amanah, setiakawan dan kesetian kepada perbadanan begitu juga dengan Syarikat Matsusita Elektrik, Tenaga Nasional Berhad (TNB), Syarikat telekom Malaysia (STM), Pos Malaysia Berhad dan sebagainya. Dalam sektor awam juga mempunyai budaya organisasinya sendiri seperti digambarkan dalam piagam pelanggan dan penerapan nilai-nilai murni seperti Amanah, berilmu, bersopan santun, jujur, ikhlas, bertanggungjawab, berkerjasama, perpaduan dan sebagainya yang dianggap penting dalam pengurusan awam ke arah matlamat memberi perkhidmatan awam yang bersih, cekap dan amanah. Ini bermakna setiap individu , kumpulan, bahagian atau unit sama di sektor perbadanan swasta atau perbadanan sektor kerajaan mempunyai peranan tertentu demi menjamin kejayaan dan pencapaian matlamat yang telah ditetapkan.
5. Konflik organisasi
Mengikut Robin Konflik ialah "satu proses di mana seseorang itu berusaha dengan sengaja untuk mengagalkan usaha seseorang yang lain dengan cara menghalang. Tujuan ialah untuk membuat seorang kecewa di dalam usahanya untuk mencapai matlamat atau meneruskan kepentingannya". Bermakna kehadiran asas konflik dalam organisasi adalah negatif dan bukan tujuan yang baik . Huse dan Bowditch menyatakan konflik yang produktif berlaku sekiranya "Apabila berlaku perbincangan dan konfrantasi terbuka mengenai tugas dan projek. Konflik dianggap sebagai suatu masalah yang perlu diselesaikan dengan menggunakan kaedah-kaedah penyelesaian masalah. Dalam kaedaan begini kaedaan kalah menang dielakkan dan buah fikiran dibincangkan secara bebas dan dikumpulkan supaya penyelasaian yang baik dapat dihasilkan berbanding dengan penyelesaian yang dicapai oleh satu kumpulan sahaja." Samada dalam mesyuarat, perbincangan atau dimana-mana situasi, konflik tidak dapat dihindar. Kehadirannya adalah peringkat asas untuk mewujudkan keaktifan untuk berinteraksi atau berkomunikasi, seterusnya menguji dan menilai kepada idea dan pendapat seseorang sebelum sesuatu keputusan dapat dibuat. Faktor-faktor yang menimbulkan konflik antaranya perbezaan keahlian, tanggapan, peribadi, maklumat, kuasa, autoriti dan sebagainya dan hal ini akan boleh mengganggu produktiviti, tanggungjawab, menghalang kewujudan yang dinamik dan menghalang keputusan diambil dan sebagainya. Kesannya akan merosakkan proses komunikasi, mencipta kebencian, menjatuhkan estim-diri, dendam dan menimbulkan syak wasangka dan fikiran jahat antara satu dengan yang lain. Adakah wujud kerjasama apabila wujud konflik? adakah kita memberi anggapan bahawa orang yang berkonflik dengan kita sebagai lawan dan musuh? kalau musuh dan lawan bolehkah kita menjalinkan persahabatan, rakan sekerja dan berkerjasama semula dalam sesebuah organisasi? Kata Dr.Mahthir Mohamad dalam ucapannya di perhimpuan khas UMNO di PWTC pada 13 Disember 1998, "Ketegangan semasa pemilihan hendaklah dilupakan dan tumpuan hendaklah diberi kepada menjayakan matlamat parti dan Ingat dalam parti tiada kawan yang kekal, tidak ada musuh yang kekal". Sebenarnya semua jawapan dan meleraikan perbelahan ini adalah berada dalam diri individu atau kumpulan itu sendiri. Sebenarnya konflik ada kebaikan yang tersirat iaitu bertindak sebagai penapis maklumat, penyatuan, penggabungan kumpulan atau individu melawan pihak lawan agar kuat dan pendapat ramai mudah dipersetujui, membantu keberkasanan memberi pandangan dan idea yang bernas dan akhirnya menjadi rangsangan untuk mencari idea-idea, pendapat dan kaedah menyelesaian masalah yang lebih efektif dan sebagainya.
Menurut Henry Mintzberg komunikasi ialah "suatu proses yang dilakukan melaluinya sesorang manusia mencuba berkongsi pengertian menerusi mesej-mesej simbolik".
Definisi Komunikasi dalam Organisasian
Menurut buku Gerald M.Goldhaber (1990) dalam "Komunikasi Dalam Organisasi" bahawa Komunikasi dalam keorganisasian ialah proses untuk mencipta dan bertukar-tukar mesej dalam rangkaian hubungan yang saling bergantungan antara satu sama lain untuk menyelesaikan perkara yang berlaku di persekitaran yang tidak menentu. Kedua-dua definisi diatas dirumus sebagai proses menwujudkan interaksi dua pihak bersama-sama mencipta makna untuk satu tujuan.
Menurut Fred T.Allen, pengerusi dan presiden Pitney Bowes mempercayai bahawa "semakin banyak maklumat yang diketahui oleh pekerja, maka semakin lebih baik pekerja itu. Contoh Pengerusi dan ketua pegawai eksekutif United Airlines Edwards Carlson telah membuat perjalanan lebih daripada 20 ribu batu tiap-tiap tahun untuk mengadakan pertemuan kira-kira 50 ribu pekerjanya untuk kunjungan muhibah serta melaksanakan mesyuarat formal dan berbual-bual tidak formal dan akhirnya kunjungan itu menjadi faktor utama syarikat berkenaan menghasilkan keuntungan kewangan.
Ini menggambarkan betapa mustahaknya berkomunikasi sebagai alat untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi. Walaupun sumber dan sokongan daripada faktor lain penting seperti pengurusan yang cekap, kemudahan sumber dan peralatan, bahan mentah dan sebagainya. Oleh itu usaha berkomunikasi, bagaimana komunikasi dan pengaruh komunikasi perseorangan dan komunikasi keorganisasian terhadap perancangan strategi pengurusan yang mempunyai struktur pengurusan yang moden (korporat) menurut Raymond V.Lesikar keberkasanan komunikasi organisasi adalah berdasarkan antara fakor-faktor berikut iaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, pengkhususan kerja dan hak milik maklumat sementara komunikasi perseorangan menurut Henry Mintzberg ialah menjalin perhubungan (interpersonal), menerima dan memberi maklumat dan peranan membuat keputusan.
1. Struktur Autoriti Dalam Organisasi
Pengaruh, kuasa dan autoriti adalah unsur-unsur yang lazimnya terdapat sesebuah organisasi. Kuasa adalah kebolehan untuk mengenakan pengaruh kepada orang lain dan autoriti pula ialah satu jenis kuasa sah dan formal. Kesannya pula kepada penerima ialah samada menukar tabiatnya secara jelas atau diam-diam, menjadi lebih positif atau tidak . Mengikut Prof.Bertram H. Raven dan J.R.P French terdapat lima (5) jenis kuasa sosial. Namun daripada lima, terdapat dua lagi tambahan kuasa oleh Raven dan French mengikut Hersey dan Blanchard iaitu kuasa maklumat dan kuasa perhubungan dan antara pengaruh yang lima ini, menurut Prof. Kanter ialah kuasa peribadi iaitu kuasa kepakaran dan kuasa karisma adalah kuasa datang dari diri sendiri disebabkan ilmu pengetahuan dan kemahirannya. Autoriti ialah kuasa yang berasaskan pengiktrafan hak untuk mengenakan pengaruh. Jenis kuasa ini sangat memberi pengaruh kepada keberkasanan komunikasi. Perbedaan kuasa dan status adalah faktor menentukan kedudukan individu dalam hieriki organisasi serta menentukan siapa boleh dengan siapa boleh berkomunikasi. Biasanya rangkaian komunikasi dalam organisasi berdasarkan struktur autoriti yang dibuat. Mengikut fomalnya pola komunikasidan kuasa adalah menegak (kebawah dan ke atas) tidak formal komunikasi mendatar dan pepenjuru. Kalau pengurus boleh berkomunikasi dengan semua subordinatnya dan pekerja bawah yang berada dalam struktur organisasinya tetapi sebaliknya para subordinat, pekerja bawah dan bahagian/unit tertentu tidak semua boleh berkomunikasi dengan pengurus melainkan perkara-perkara tertentu sahaja. Kalau komunikasi pengurus dengan staf bawahan umumnya bersifat arahan tetapi suburdinat atau individu dari bahagian atau unit lain tidak boleh melakukan dengan subordinat atau individu daripada bahagian atau unit yang lain dan sebagainya. Kuasa maklumat juga boleh mempengaruhi keberkesanan komunikasi. Kuasa ini adalah asas untuk mengujudkan komunikasi kepada pihak tertentu atau orang lain kerana mereka menghendaki maklumat tersebut. Satu lagi kuasa yang boleh membantu mengembangkan proses komunikasi ialah kuasa perhubungan. Tujuan kuasa ini adalah untuk membantu menjalin komunikasi semula diantara dua oraganisasi atau individu yang mengalami hubungan rapuh masa lalu ataupun memperbetulkan perbezaan takrifan maksud agar menjadi serasi seperti perbezaan bahasa dan sebagainya.
2. Perubahan Organisasi (Transformasi)
Menurut Carzo dan Yanouzas perubahan ialah "satu pola penukaran kelakuan ataupun status yang stabil kepada satu pola kelakuan dan status yang lain". Tujuan perubahan dalam organisasi ialah meningkatkan motivasi, meningkat daya pengeluaran, mengurangkan konflik dan juga mencapai matlamat yang baru. Bentuk-bentuk perubahan yang lazim berlaku dalam sesebuah organisasi ialah perubahan tentang struktur organisasi, perubahan pekerja, perubahan teknologi, perubahan budaya organisasi, proses pengurusan dan proses membuat keputusan, perubahan kepimpinan dan sebagainya. Perubahan-perubahan berlaku ini boleh dilihat dari dua sudut positif dan negatif. Sudut positif ialah para pengurus organisasi cuba meningkatkan peranan dan keberkesanan komunikasi melalui meningkatkan motivasi pekerjanya dengan memperkenalkan corak baru pengurusan, budaya, pembuatan keputusan dan gaya kepimpinan baru, menempatkan pekerja ditempat yang bersesuaian dan memberi perkhidmatan mengikut citarasa pelanggan. Kemajuan sesebuah organisasi akan mendorong untuk memperbesarkan saiz dan struktur organisasi, justru itu perubahan saluran-saluran komunikasi juga turut berubah. Organisasi dan operasinya yang berkembang seperti mengadakan cawangan-cawangan di kawasan-lain sama ada melibatkan urusan diperingkat negeri atau diperingkat antarabangsa maka pengurusan komunikasi yang berkesan semakin berkurangan, lebih konflik dan sukar dilaksanakan dan akhirnya turut mempengaruhi penyelarasan terhadap aktiviti-aktivitinya. Menurut Alfred D. Chandler, apabila saiz organisasi semakin membesar, ia akan sampai ke satu takat di mana ia dipaksa memencar dan mengadakan mekanisme-makanisme formal yang lebih beraneka untuk menyelaraskan aktiviti-aktivitnya. Perubahan teknologi dengan pemilikan alat-alat baru seperti penggunaan komputer yang dilangkapi dengan kemudahan internet dan persisian-persisian yang boleh diguna pakai untuk berkomunikasi, penyebaran dan menyelidikan data dan maklumat akan menghasilkan maklumat berkualiti dan terkini. Perubahan dan pemilihan pekerja dengan pemadanan tugas dengan kepakaran dan kemahiran tertentu akan memberi ruang berkomunikasi lebih baik, bermotivasi dan inovasi serta melahir pekerja yang lebih kreatif dan akhirnya boleh menghasil kerja yang baik seperti yang diharap oleh pengurusan sesebuah organisasi. Sudut negatif, perubahan-perubahan biasanya mendapat halangan kerana tanggapan individu atau kumpulan tentang kemorosatan komunikasi boleh berlaku atas faktor tidak ada keserasian dengan persekitaran baru, kehilangan kuasa dan status, ketiadaan kepakaran dan kemahiran dalam kerja yang baru, kehilangan rakan seakrab, kehilangan sumber dan berbagai alasan lain. Apabila ini berlaku maka berlakulah lobi-melobi, mengampu (ada undang disebelik batu) dan politik dalam organisasi. Menurut Schermerhon politik organisasi sebagai "pengurusan pengaruh untuk memperolehi hasil yang tidak dipersetujui oleh organisasi atau memperolehi persetujuan melalui cara pengaruh yang tidak jelas". Apabila berlaku unsur-unsur negatif seperti ini maka hasrat organisasi untuk mencapai matlamat yang telah dirancang akan gagal.
3. Model organisasi berdasarkan hubungan manusia
Menurut Robert J.House dan Terence R.Mitchell "Darjah kepuasan dan motivasi subordinat bergantung kepada sejauh mana kelakuan pemimpin mempengaruhi kebolehan subordinat mencapai matlamat". Ini menunjukan bahawa pengurus atau ketua dalam sesebuah organisasi perlu menunjukkan model atau teladan baik kepada pekerjanya. Misal Pengurus/pemimpin pendapat "opinion leader" yang diperkenalkan oleh Katz dan Lazarsfeld (1955), pemimpin ini bercirikan dan berfungsi antaranya sebagai model dan pencontoh kepada kumpulan lain, mempunyai pengetahuan lebih berbanding lain agar menjadi rujukan untuk mendapat nasihat dan tunjukajar, bermaklumat, ketrampilan berkomunikasi, berpendidikan tinggi dan status sosial yang baik dan sebagainya. Dengan adanya sifat-sifat sedemikian nescya kredibilitinya sebagai pengurus dan pemimpin sesebuah organisasi dihormati dan menjadi ikutan pekerjanya. Bukan saja status diterima dan dihormati tetapi sifat keterbukaannya juga menggelakkan proses komunikasi diantara pekerja, rakan sejawat, subordinat dengan para pengurus. Mempunyai barisan pengurus dan pekerja yang baik adalah asas kemajuan dan perkembangan kepada sebuah institusi sesebuah organisasi. Contoh Datuk Giberial William (1996), kini beliau sebagai Timbalan Setiusaha Kerajaan Negeri II Negeri Sabah dan Presiden IASIA, sebuah organisasi peringkat Antarabangsa ketika menjadi Pengarah Biro Pembangunan Sumber Manusia (BPSM) telah melaksanakan berbagai kempen dan aktiviti seperti ceramah bulanan untuk staf, kempen kebersihan, kempen senyum selalu yang bertujuan mewujudkan pengetahuan, ilmu dikalangan staf, menwujudkan suasana kerja yang mesra, menwujudkan motivasi dan berkomunikasi antara pengurusan dan kakitangan BPSM. Kesannya meningkatkan minat semua pekerja samada secara individu atau kumpulan ke arah mencapai visi BPSM seluruhnya.
4. Budya Organisasi atau korporat
Berbeza perspektif antara Interpretivist dan funcionalist tentang budaya organisasi tetapi menurut Vijay Sathe "Budaya merupakan satu set kesefahaman utama yang dikongsi bersama oleh sesuatu masyarakat ". Intipati kepada fahaman ini ialah kepercayaan, nilai dan norma. Kehidupan berorganisasi yang saling bergantungan haruslah dapat untuk mewujudkan kepercayaan diantara semua mesyarakat dalam organisasi, mempunyai nilai baik dan norma kehidupan yang diwarnai akhlak mulia, baik, sopan santun, rajin bekerja dan sebagainya. Biasanya bagi negara-negara tertentu khususnya Malaysia yang mempunyai masyarakat majmuk, kepelbagaian dan perbezaan budaya telah mendorong masyarakatnya mewujudkan interakasi atau komunikasi diantara pihak tertentu untuk maksud berkongsi maklumat dari segi kepakaran, kemahiran, nilai, norma dan sebagainya. Contohnya kalau masyarakat cina ramai telibat dalam perniagaan dan masyarakat Melayu dan kaum lain di bidang pertanian namun kerana negara ini mempunyai visi dan konsep mahu bekerjasama dan perkongsian maklumat dan kepimpinan negara, kini ramai bumiputra menjadi ahli korporat dan sekecil-kecilnya menjadi penjaja yang asasnya berkonsepkan perniagaan. Lihat sejenak kepada negara Jepun, German, Korea Selatan yang hancur akibat ledakan bom pada zaman perang dunia ke-2, telah menjadi negara pesat membangun dan maju kerana masyarakatnya mempunyai kesedaran tinggi, masyarakat berdisplin, rajin dan mempunyai budaya organisasi kerja yang positif. Tidak hairanlah apabila Dr. Mahathir Mohammad Perdana Menteri Malaysia memimpin negara Malaysia. Pelbagai dasar diperkenalkan oleh beliau antaranya seperti Dasar Penswastaan , Dasar Pengkorporatan Malaysia dan Dasar Pandang Ke Timur yang bertujuan membudayakan organiasasi dan rakyat Malaysia agar mengikuti cara pengurusan ala syarikat dan mengikuti nilai-nilai positif dan budaya berkerja kuat yang diamalkan di negara-negara berkenaan. Faktor-faktor inilah juga sebagai teras kejayaan beberapa perbadanan di Malaysia hari ini seperti perbadanan PETRONAS yang mengamalkan budaya organisasinya ialah profesionalisme, proaktif, amanah, setiakawan dan kesetian kepada perbadanan begitu juga dengan Syarikat Matsusita Elektrik, Tenaga Nasional Berhad (TNB), Syarikat telekom Malaysia (STM), Pos Malaysia Berhad dan sebagainya. Dalam sektor awam juga mempunyai budaya organisasinya sendiri seperti digambarkan dalam piagam pelanggan dan penerapan nilai-nilai murni seperti Amanah, berilmu, bersopan santun, jujur, ikhlas, bertanggungjawab, berkerjasama, perpaduan dan sebagainya yang dianggap penting dalam pengurusan awam ke arah matlamat memberi perkhidmatan awam yang bersih, cekap dan amanah. Ini bermakna setiap individu , kumpulan, bahagian atau unit sama di sektor perbadanan swasta atau perbadanan sektor kerajaan mempunyai peranan tertentu demi menjamin kejayaan dan pencapaian matlamat yang telah ditetapkan.
5. Konflik organisasi
Mengikut Robin Konflik ialah "satu proses di mana seseorang itu berusaha dengan sengaja untuk mengagalkan usaha seseorang yang lain dengan cara menghalang. Tujuan ialah untuk membuat seorang kecewa di dalam usahanya untuk mencapai matlamat atau meneruskan kepentingannya". Bermakna kehadiran asas konflik dalam organisasi adalah negatif dan bukan tujuan yang baik . Huse dan Bowditch menyatakan konflik yang produktif berlaku sekiranya "Apabila berlaku perbincangan dan konfrantasi terbuka mengenai tugas dan projek. Konflik dianggap sebagai suatu masalah yang perlu diselesaikan dengan menggunakan kaedah-kaedah penyelesaian masalah. Dalam kaedaan begini kaedaan kalah menang dielakkan dan buah fikiran dibincangkan secara bebas dan dikumpulkan supaya penyelasaian yang baik dapat dihasilkan berbanding dengan penyelesaian yang dicapai oleh satu kumpulan sahaja." Samada dalam mesyuarat, perbincangan atau dimana-mana situasi, konflik tidak dapat dihindar. Kehadirannya adalah peringkat asas untuk mewujudkan keaktifan untuk berinteraksi atau berkomunikasi, seterusnya menguji dan menilai kepada idea dan pendapat seseorang sebelum sesuatu keputusan dapat dibuat. Faktor-faktor yang menimbulkan konflik antaranya perbezaan keahlian, tanggapan, peribadi, maklumat, kuasa, autoriti dan sebagainya dan hal ini akan boleh mengganggu produktiviti, tanggungjawab, menghalang kewujudan yang dinamik dan menghalang keputusan diambil dan sebagainya. Kesannya akan merosakkan proses komunikasi, mencipta kebencian, menjatuhkan estim-diri, dendam dan menimbulkan syak wasangka dan fikiran jahat antara satu dengan yang lain. Adakah wujud kerjasama apabila wujud konflik? adakah kita memberi anggapan bahawa orang yang berkonflik dengan kita sebagai lawan dan musuh? kalau musuh dan lawan bolehkah kita menjalinkan persahabatan, rakan sekerja dan berkerjasama semula dalam sesebuah organisasi? Kata Dr.Mahthir Mohamad dalam ucapannya di perhimpuan khas UMNO di PWTC pada 13 Disember 1998, "Ketegangan semasa pemilihan hendaklah dilupakan dan tumpuan hendaklah diberi kepada menjayakan matlamat parti dan Ingat dalam parti tiada kawan yang kekal, tidak ada musuh yang kekal". Sebenarnya semua jawapan dan meleraikan perbelahan ini adalah berada dalam diri individu atau kumpulan itu sendiri. Sebenarnya konflik ada kebaikan yang tersirat iaitu bertindak sebagai penapis maklumat, penyatuan, penggabungan kumpulan atau individu melawan pihak lawan agar kuat dan pendapat ramai mudah dipersetujui, membantu keberkasanan memberi pandangan dan idea yang bernas dan akhirnya menjadi rangsangan untuk mencari idea-idea, pendapat dan kaedah menyelesaian masalah yang lebih efektif dan sebagainya.
Saturday, August 2, 2008
Introduction of Organizational Communication
HISTORY
- Last century, Marx, Aristotle
- Formalized beginning in the
- The era of preparations 1900-1940
- The era of identification and consolidation 1940-70
- The era of maturity and innovation –since 1970
- Early focus – message transmission and communication skills
- 1960s – formal channels and downward communication
- 1970s – effective listening, org climate, share meaning, feedback responsiveness, upward comm, org culture, decision making, crisis, power, persuasion, int ext comm, mgmt style
- Scientific - Earliest theorization Org as objective, material entities + people. Eg : system theory & classical/scientific mgmt theory
- Humanistic - human relations theory and human resources theory – human interactions and meanings
- Critical - Cultural approach theories. critic
CONCEPT AND DEFINITION
- Organization – group of people, committed, working towards accomplishing goals.
- Organizational Communication – the process of creating, sending and receiving messages in a complex system, which includes a net of integrated internal and external relationship comprising individuals working to manage organizational ambiguity and achieve an outcome or goal.
THEORETICAL PERSPECTIVE
- School of thought/ perspectives to understand how comm. function within an org. structure.
- New way of looking at org. and new way in understanding org. comm
Subscribe to:
Posts (Atom)